個人情報保護方針

制定　2015年6月1日
改定　2020年2月1日
株式会社NHS
代表取締役社長　樋口　公裕

株式会社NHS（以下「当社」といいます。）は、当社が取り扱う全ての個人情報の保護について、社会的使命を十分に認識し、本人の権利の保護、個人情報に関する法規制等を遵守します。また、以下に示す方針を具現化するための個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のIT技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的改善に、会社を挙げて取り組むことをここに宣言します。

1. 個人情報は、生命保険・損害保険の募集業務における当社の正当な事業遂行並びに従業員の雇用、人事管理上必要な範囲に限定して、取得・利用及び提供をし、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い(目的外利用)を行いません。また、目的外利用を行わないための措置を講じます。
2. 個人情報保護に関する法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守致します。
3. 個人情報漏えい、滅失、き損などのリスクに対しては、合理的な安全対策を講じて防止すべく事業の実情に合致した経営資源を注入し個人情報セキュリティ体制を継続的に向上させます。また、万一の際には速やかに是正措置を行います。
4. 個人情報取扱いに関する苦情及び相談に対しては、迅速かつ誠実に、適切な対応をさせていただきます。
5. 個人情報保護マネジメントシステムは、当社を取り巻く環境の変化を踏まえ、適時・適切に見直してその改善を継続的に推進します。
本方針は、全ての従業員に配布して周知させるとともに、当社のホームページ、パンフレットなどに掲載することにより、いつでもどなたにも入手可能な措置を取るものとします。以上。

当社事業における適切な個人情報の取扱いについて

株式会社NHS（以下「当社」といいます。）は、皆様にご信頼いただき、選んでいただける保険代理店となるため、皆様の大事な個人情報の保護を重要な社会的責務であると認識しております。 当社は、「個人情報の保護に関する法律」その他の規範を遵守するための諸規程を作成して、役職員に遵守させています。具体的には、以下の基本方針にもとづき、皆様の個人情報の保護に取り組んでまいります。

(1)個人情報の取得と利用目的 当社は、当社、および当社のグループ会社が遂行する事業（以下、「当社事業」といいます）において、適法かつ公正な手段により個人情報を取得します。
また、取得した個人情報について、以下に記載の目的で利用いたします。
1. 当社事業に関する各種保険商品やサービスのご案内・ご提供及びお申込内容の確認
2. 当社と取引のある保険会社に対する、保険契約に関する取次ぎ業務（代理、媒介業務）
3. 各種保険契約の保全業務、お客様サービス等のご契約維持管理
4. ご本人様の確認
5. 当社事業に関する新商品・新サービスの検討、開発及び情報のご案内
6. 当社グループ会社および当社と取引のある当社提携企業の商品やサービスのご案内・提供、ご契約の維持管理
7. 当社事業における営業・勧誘方法の研修及び適正化のための従業員教育
8. 当社事業に関する市場調査その他の調査研究や経営分析のための統計数値作成
9. 個人情報保護法に基づく開示請求等への対応、並びに個人情報の取扱に関する監視及び監査
10. その他、前各号に係る業務の遂行上必要な範囲
※上記の利用目的を変更する場合は、相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲においてのみ行い、その内容を原則として書面等により通知、または当社のホームページ等により公表します。
※当社は、お客様からのお電話による通話内容を社内の電話対応の品質向上、およびお申込内容の正確な把握のため、録音させていただきます。

(2)個人情報の任意性 当社への個人情報の提供はご本人の任意であり、提供を断ることが出来ます。 ただし、上記個人情報の提供がない場合は、業務処理に支障が発生するためにご本人に不利益が生じる場合があることをあらかじめご承知ください。

(3)当社グループ会社との共同利用 当社は、ご本人様の情報（住所、氏名、生年月日、性別、職業、電話番号等）を当社グループ会社が取り扱う各種商品やサービスのご案内・提供、ご契約の維持管理のために当社グループ会社と共同利用致します。当社グループ会社においては、当社グループ会社の個人情報保護管理者が責任をもって皆様の情報の管理をおこないます。また、共同利用する情報は、下記の方法によって取得したものを指します。
1. お電話でお客様からの口頭からの取得
2. 電話帳データベース販売会社からの取得
3. 当社へ資料をご請求いただいたお客様からの取得
4. アンケートにご回答いただいたお客様からの取得
5. お客様からのご紹介による取得

(4)提携企業との共同利用 当社は、商品・サービスのご案内・提供のために、提携企業との間でお客様より取得した個人情報を共同利用させていただく場合があります。
1. 共同利用する個人データ・・・住所・氏名・生年月日・性別、職業、電話番号等の共同利用目的の達成のために、お客様より取得する項目
2. 共同利用者の範囲・・・当社及び提携企業
3. 共同利用の目的・・・当社及び提携企業による保険代理店業務に係る商品やサービスのご案内・提供、ご契約の維持管理のため
4. 共同利用する個人データの管理責任者・・・株式会社NHS
5. 共同利用する個人データの取扱い・・・「(7)個人情報の安全管理措置」に掲げる管理の適切な実施

(5)個人情報の取扱いの委託 当社は、業務を円滑に進めるため、業務の一部を委託し、業務委託先に対して必要な範囲内で個人情報を委託することがありますが、この場合、当社は当該委託先との間で個人情報の取扱に関する契約の締結をはじめ、適切な監督を実施します。

(6)個人情報の第三者提供の制限 当社は、次の場合を除いて、ご本人の個人情報を第三者に提供することはありません。
1. あらかじめ、ご本人が同意されている場合
2. 利用目的の達成に必要な範囲内において、業務を外部へ委託する場合
3. ご本人または公共の利益のため必要であると考えられる場合
4. その他法令に根拠がある場合

(7)Webサイトにおける個人情報の取扱いについて 当社は、お客さまにより良い情報やサービスをご提供していくことを目的として、当社が運営するWebサイトにおいてCookie情報を取得し、WEBサイトの利用状況に関する統計分析や広告掲載等に利用する場合があります。 ※Cookieとは、お客様が特定のウェブサイトにアクセスされた際、Webサーバからご利用端末に一定のデータファイルを送付、保存しておく仕組みで、匿名情報として統計的な分析等に利用されるほか、会員制のサービス等カスタマイズしたサービスを提供するため、お客様を識別する情報と関連付ける場合があります。お客様のブラウザの設定により、Cookieの利用を拒否することができますが、その場合当社が運営するWebサイトにおいて使用できる機能が制限される可能性がありますのでご了承ください。
※Cookieの情報には、お客様個人を特定することができる情報（氏名、電話番号、Eメールアドレス等）は含まれておりません。
また、当社は、以下の各社と提携し、お客さまの興味・関心にあわせて広告を配信するターゲティング広告のサービスをご提供しています。その際、提携先Webサイトによって作成されるCookieを使用しています。（ただしお客さま個人を特定・識別することができる情報は含まれておりません） 当Webサイトで記録されたCookieは、当社の広告配信の目的のみに使用され、その他の目的や個人情報の収集には一切使用しません。 なお、本広告サービスをご希望でない場合は、以下の各社のWebサイトをご参照のうえ、当該Cookieの無効化（オプトアウト）を行っていただきたくお願いいたします。

【提携会社名とCookie無効化の手順】
Google：https://support.google.com/ads/answer/2662922?hl=ja
Yahoo! JAPAN：http://btoptout.yahoo.co.jp/optout/preferences.html

(8)個人情報の安全管理措置 当社は、ご本人の個人情報を正確、最新なものにするよう常に適切な処置を講じます。また、法令などにより要請される、組織的、技術的、人的な各安全管理措置を実施し、ご本人の個人情報への不当なアクセス、個人情報の紛失・破壊・改ざん・漏えいなどを防止するため、万全を尽くします。なお、当社の委託を受けて個人情報を取り扱う会社にも、同様に厳重な管理を行わせています。万一、個人情報に関する事故が発生した場合には、迅速かつ適切に対応いたします。

【個人情報の安全管理に係る責任】
株式会社NHS　コンプライアンス推進部　部長

(9)開示対象個人情報に関する事項 当社で保有している開示対象個人情報に関して、ご本人様又はその代理人様からの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の請求(以下、｢開示等の請求｣といいます)につきましては、以下の要領にて対応させていただきます。
1. 事業者の名称 株式会社NHS
2. 個人情報保護管理者 コンプライアンス推進部　部長（03-4578-3216）
3. 全ての開示対象個人情報の種類と利用目的
(1)個人情報の種類・・・利用目的
(2)選考応募者情報・・・当社が採用する人材の判断のため
(3)当社従業員情報・・・人事労務管理、業務管理、健康管理、セキュリティ管理のため
(4)退職者情報・・・人事管理業務及び必要に応じた連絡のため
(5)顧客情報・・・保険商品やサービスのご案内・提供のため、当社が取り扱う商品及びサービスの提供のため
(6)通話、対面時の音声録音情報・・・お申込内容確認のため（通信記録等）、当社事業における営業・勧誘方法の研修のため
(7)保険会社の既契約者情報・・・保全業務のため、お客様サービス等のご契約維持管理、各種ご予約、お問合わせ情報 ご予約、お問合せ対応のため
(8)データベース販売会社から公表されている市販電話帳の情報・・・保険商品・サービスのご案内のため、当社が取り扱う商品及びサービスの提供のため
4. 認定個人情報保護団体の名称及び苦情解決の申出先
一般財団法人日本情報経済社会推進協会 個人情報保護苦情相談室
東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル12F
TEL：0120-700-779 03-5860-7565 ※当社の商品・サービスに関する問合せ先ではございません。
5. 開示対象個人情報の開示等、苦情のご相談に応じる手続き
(1)開示等の求めの申し出先、苦情相談窓口 開示等のお求め、苦情のご相談は、以下の個人情報問合せ窓口に お申し出ください。
〒164-0012　東京都中野区本町2-46-1　中野坂上サンブライトツイン5階 株式会社NHS
個人情報問合せ窓口:お問合せフォームよりご連絡ください
TEL：03-4578-3216（受付時間　平日9：00～18：00）
(2)開示等の求めに関するお手続き
① お申し出受付け後、当社からご利用いただく所定の請求書様式を郵送いたします。
・利用目的の通知の場合：「開示対象個人情報利用目的通知請求書｣
・開示の場合：｢開示対象個人情報開示請求書」
・訂正、追加又は削除の場合、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の場合： ｢開示対象個人情報訂正等及び利用停止等請求書｣
② ご記入いただいた請求書、代理人によるお求めの場合は代理人であることを確認する書類、手数料分の郵便為替(利用目的の通知並びに開示の請求の場合のみ)を上記個人情報問合せ窓口までご郵送ください。
③ 上記請求書を受領後、ご本人確認のため、当社に登録していただいている個人情報のうちご本人確認可能な2項目程度(例：電話番号と生年月日等)の情報をお問い合わせさせていただきます。
④ 回答は原則としてご本人に対して書面(封書郵送)にておこないます。
(3)代理人によるお求めの場合、代理人であることを確認する資料 開示等をお求めになる方が代理人様である場合は、代理人である事を証明する資料及び代理人様ご自身を証明する資料を同封してください。各資料に含まれる本籍地情報は都道府県までとし、それ以降の情報は黒塗り等の処理をしてください。
① 代理人であることを証明する資料 ＜開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人様の場合＞ 本人の委任状(原本) ＜代理人様が未成年者の法廷代理人の場合＞いずれかの写し 戸籍謄本 住民票(続柄の記載されたもの) その他法廷代理権の確認ができる公的書類
(4)利用目的の通知または開示のお求めについての手数料 1回のお求めにつき1,000円 (お送りいただく請求書等に郵便為替を同封していただきます。)

プライバシーマークについて

株式会社NHSは、一般財団法人日本情報経済社会推進協会よりプライバシーマークの付与認定を受けています。プライバシーマーク認定事業者として、個人情報保護のための更なる安全対策と情報管理の強化に努めてまいります。
【認定年月日】平成28年2月1日
【有効期間】2020年2月1日～2022年1月31日
【認定番号】第17002587（03）号